【PowerAutomate】目的のメールが届いたらTeamsに通知する方法

目的のメールが届いたらTeamsに通知するフローの作成方法をご紹介します。
(5分程度で作成可能です)

おもち

「▲▲さん」から来るメールは見落としたくない…!

目次

フローのイメージ

フローのイメージ

2つのステップだけで実現可能です。
 ① 新しいメールが届いたとき(トリガー)
 ② チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する(アクション)

(参考)画像付き流れイメージ

実際の流れは以下のようになります。

STEP
特定のメールを受信すると…
メール受信!
STEP
Teamsに自動投稿がされる!
Teamsに投稿!

それでは、続いて具体的な操作手順をご紹介します。

本記事ではメールソフト「Outlook」の例でご紹介いたしますのでご了承ください。

実際の手順について

STEP
Power Automateでフローを新規作成

作成 > 自動化したクラウドフロー を選択します。

「自動化したクラウドフロー」押下でフロー名の入力画面が表示されます。
しかし、ここではスキップしてOKです。(参考:次の画像)

STEP
トリガーを追加(新しいメールが届いたとき)

検索欄にOutlookと入力し、「トリガー」内の「新しいメールが届いた時(V3)」を選択します。

おもち

チラッと見えてますが、メール受信以外にも「メールにフラグが設定されたとき」など色々なタイミングで起動させることも可能です。

STEP
フロー起動の対象とするメールの設定を行う

STEP2で作成されたトリガーの「詳細オプションを表示する」をクリック。
どのようなメールを対象にするか詳細設定できるため、実態に合わせて設定をしてください。

ここでは「▲▲さん」から届く全てのメールを対象とするため、
差出人欄について「▲▲さん」のメールアドレスを設定します。

他にも件名でフィルターをかけたりできますので、別途記事で解説予定です。
【フォルダー】…メールボックスの対象フォルダを指定(Inboxは受信トレイ)
【宛先/CC/ToまたはCC/差出人】…各項目に対象としたいアドレスを追加可能。

STEP
「新しいステップ」をクリック

メールの設定は完了したので、次のアクションを追加するために「新しいステップ」をクリックします。

STEP
アクションを追加(チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する)

検索欄にTeamsと入力し、「アクション」内の「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」を選択します。

STEP
Teamsに投稿する内容を設定する

どのような内容をTeamsに投稿するか設定できるため、実態に合わせて設定をしてください。

ここでは、「件名」と「本文」を含めてTeamsにメッセージを投稿するように設定しました。

<各項目の説明>
 投稿者
:誰が投稿するか (画像は「ボットが投稿するよう」に設定)
 投稿先:どこに投稿するか (画像は「チームのチャネル」に設定)

=== 以下、投稿先を「チャネル」にした場合のみ ===
 Team:どのチームに対して投稿するか (画像は「テストチーム」に設定)
 Channel:該当チームのどのチャネルに投稿するか (画像は「テストチャネル」に設定)
 Message:本文の内容はどうするか (画像のとおり)

STEP
保存して完成!

フローを保存して完成です。お疲れ様でした!

(参考)「件名」や「本文」などの動的なコンテンツについて

上記STEP2でメールに関する情報は取得できます。
そのため、STEP6の本文入力の際にも、動的なコンテンツとして「件名」や「本文」などが利用できます。

まとめ

今回は、目的のメールを受信した際にTeamsに投稿するフローをご紹介しました。
メールの抜け漏れがグッと減ると思いますので、是非参考にしてください。

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